Onderbouwing vaste kostenvergoeding

19 mei 2008

Inleiding
De Hoge Raad (7 maart 2008, nr. 41623) heeft geoordeeld dat vaste kostenvergoedingen naar aard en omvang gespecificeerd moeten zijn, voordat wordt overgegaan tot betaling van de vergoeding. Inmiddels zijn er ook enkele uitspraken van lagere rechters die min of meer neerkomen op hetzelfde.

Kostenvergoedingen vooraf specificeren
Het is van belang dat de vaste kostenvergoedingen die u aan uw werknemers (ook voor Directeur- grootaandeelhouders) verstrekt, betrekking hebben op een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Dit betekent dat vooraf de vaste kostenvergoeding naar aard en "vermoedelijke" omvang vastgelegd dient te zijn. Aan een eenmaal verstrekte vaste kostenvergoeding mogen achteraf geen andere kosten ten grondslag worden gelegd dan die welke vooraf of uiterlijk bij de betaling ervan naar aard en veronderstelde omvang zijn gespecificeerd.

Vaste kostenvergoedingen per individu of per homogene groep werknemers
Vaste kostenvergoedingen kunnen worden verstrekt aan één enkele werknemer of aan een groep werknemers. Bij verstrekking aan een groep moet het wel om een homogene groep werknemers gaan. Dit houdt in dat de betreffende werknemers wat betreft het kostenpatroon vergelijkbaar zijn met elkaar, bijvoorbeeld per functie(groep).Bij het verstrekken van een vaste kostenvergoeding kunnen de in de vergoeding inbegrepen kostensoorten niet nogmaals (op declaratie basis) worden vergoed.

Onderzoek naar de vaste kostenvergoeding
Het is raadzaam de onderbouwing van de vaste kostenvergoeding die u aan uw werknemers verstrekt uit eigen initiatief op basis van een (steekproef)onderzoek te controleren en eventueel opnieuw vast te stellen. Als het onderzoek juist en zorgvuldig is uitgevoerd, is het aan de inspecteur van de Belastingdienst om aan te tonen dat de vergoeding bovenmatig is. Een goed onderzoek betreft een representatieve groep werknemers die in een periode van minimaal 3 maanden (niet in periode van de grote vakantie), nauwkeurig bijhouden welke uitgaven werknemers maken ten behoeve van uitvoering van de dienstbetrekking.

Bij looncontrole gespecificeerde onderbouwing aanwezig
Het arrest van de Hoge Raad maakt meer dan tevoren duidelijk dat u vóór een eventuele looncontrole een goede onderbouwing moet hebben van de verstrekte vaste kostenvergoedingen. Met het bovengenoemde arrest zullen inspecteurs zich, bij het ontbreken van een goede onderbouwing, op het standpunt (kunnen) stellen dat de verstrekte kostenvergoedingen belast loon zijn. Het gevolg kan zijn dat naheffingsaanslagen (met boete en rente)worden opgelegd

• Advies/ aandachtspunten
  Controleer of bij uw onderneming goede en gespecificeerde onderbouwingen van de vaste kostenvergoedingen aanwezig zijn in de administratie. Indien deze niet aanwezig zijn, is het van belang alsnog dit overzicht naar aard en omvang op te stellen. 
• Onderbouw regelmatig (1x per 1-2 jaar) de vaste kostenvergoeding aan de hand van steekproefonderzoeken over een periode van minimaal 3 maanden.

Alhoewel bij het redigeren van bovenstaande informatie door ons de uiterste zorg is besteed, bestaat altijd de mogelijkheid dat deze informatie na verloop van tijd verouderd of niet juist (meer) is. Jolles & Ko is niet aansprakelijk voor de gevolgen van activiteiten die worden ondernomen op basis van bovenstaande informatie. Overname hiervan is voor eenieder echter toegestaan, mits integraal, met bronvermelding en wij hiervan op de hoogte worden gebracht.