Bewaartermijnen

Administratie
Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren (ook wel de fiscale bewaarplicht genoemd). De Belastingdienst streeft echter naar zo min mogelijk administratieve lasten en hanteert soms kortere bewaartermijnen. Hoe lang u gegevens moet bewaren, hangt af van de Belastingdienst. Bepaalde onderdelen van uw administratie worden aangemerkt als zogenaamde basisgegevens. Daarbij moet u denken aan bijvoorbeeld:

• het grootboek;
• de debiteuren- en crediteurenadministratie;
• de voorraadadministratie;
• de in- en verkoopadministratie;
• de loonadministratie.

Deze basisgegevens moeten 7 jaar bewaard blijven. Na deze termijn vraagt de Belastingdienst deze gegevens niet meer bij u op.
Daarnaast dienen de gegevens met betrekking tot onroerende zaken 10 jaar bewaard blijven. Dit komt doordat er voor onroerende zaken een herzieningstermijn voor de aftrek voorbelasting geldt die tevens 10 jaar bedraagt.

Het is mogelijk om met de Belastingdienst afspraken te maken over een kortere bewaarplicht. Ondanks het feit dat deze afspraken schriftelijk vastgelegd dienen te worden, is een kortere bewaarplicht niet aan te raden, aangezien deze afspraken niet gelden voor andere overheidsinstellingen.

De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en -bestanden. U moet er dus ook voor zorgen dat deze programma's en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoet u niet aan uw bewaarplicht.

Als u (een deel van) uw administratie laat verzorgen door een computer- of loonservicebureau, dan vallen de gegevensdragers van die servicebureaus ook onder de fiscale bewaarplicht.

Dienstbetrekking
U moet de volgende gegevens ten minste 5 volle kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking bewaren:

• Kopie van het identiteitsbewijs, en eventueel de aard en het nummer hiervan;
• Loonbelastingverklaring of de gegevens van de werknemer voor de loonheffingen;
• Een verzoek om de loonheffingskorting wel of niet toe te passen;
• (eventueel) de bijlage studenten- en scholierenregeling.

Ook als u stopt met ondernemen of geen inhoudingsplichtige meer bent, moet u de gegevens 5 volle kalenderjaren blijven bewaren.

Alhoewel bij het redigeren van bovenstaande informatie door ons de uiterste zorg is besteed, bestaat altijd de mogelijkheid dat deze informatie na verloop van tijd verouderd of niet juist (meer) is. Jolles & Ko is niet aansprakelijk voor de gevolgen van activiteiten die worden ondernomen op basis van bovenstaande informatie. Overname hiervan is voor eenieder echter toegestaan, mits integraal, met bronvermelding en wij hiervan op de hoogte worden gebracht.